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最終的に何か問題があった場合には自分が責任をとらなければいけない。
ミスが起こったとき、「それは○○君にやってもらったので私は知りません」では頼んだ人との間の人間関係に決定的な亀裂が生じるだろう。
出来上がった仕事のチェックは必ず自分でやること。
作業は人に頼んでも、仕上がりのチェックは自分の仕事、ということを忘れてはならない。
つぎに、頼まれ事をされるときの心得についても簡単に触れておこう。
ある会社の例である。
仕事の能力に大差はないのに、なぜか一人だけが、みんなからよく仕事を頼まれる。
「はい、いいですよ」と、いつも気持ちよく引き受けてくれるからである。
ただその社員の悪い所は、気軽に引き受け過ぎて、締め切りの日までに仕上がらないことがあることだ。
結局、頼んだ方にも迷惑をかけてしまう。
では、どうすればよいのだろうか。
大切なのはプロならというように、自分がある一定の時間(たとえば一日単位)でこなせる量をつかんでおくことである。
頼まれ事をされた場合、好意だけで引き受けるのではなく、本当に自分にできるかどうかを判断したうえで引き受けることが大切である。
そうでなければ、依頼してきた人にまで迷惑をかけることになるからだ。
仕事のなかでは頼み事をすることもあれば、逆に頼まれ事をすることもある。
人間関係にとってはむしろ頼まれ事をされたときの対処法がより大切だと言える。
頼まれ事はいつでも受けられるとは限らない。
場合によっては事情があって依頼を断るケースも出てくる。
そんなとき、断り方によっては相手との人間関係がこじれてしまうことが十分考えられる。
誰だって「断ること」は苦手である。
ただ、何でもかんでも引き受けていると、精神的に追いつめられて本来の仕事を見失うことにもなりかねない。
「断りにくい依頼」を上手に断ることができれば、今よりずっと仕事はやりやすくなる。
逆に依頼を上手に断ることができないと、思わぬ誤解から人間関係の悪化を招いたり、八方美人だと後ろ指をさされたり、まさに踏んだり蹴ったりの結果になりかねない。
以下に人間関係をこじらさないための「上手な断わり方」のポイントを上げるので、参考にしていただきたい。
仕事をすべて快く引き受けられ、仕上げられるのなら何の苦労もないのだが、そう簡単にはいかない。
そこで上手に〝難局″を乗り切ることが必要になる。
上手な断り方のポイントは、時間を置かないことである。
できるときは期日寸前まで手もとに置いておいてもかまわないが、できないときは早く代わりの人にお願いすることだ。
一番困るのは、温めるだけ仕事を温めておいて期限間際に「できません」と依頼者に白紙の仕事を返すことだ。
こなくなったら、依頼者は全責任を負わなければならない。
「あなたならやってくれるだろう」と仕事を頼みにきた人の顔をつぶすようなことは避けるべきだ。
そのためにも、できないならできないと早めに言うことである。
ただ「忙しい」からと依頼を断ってばかりだと、「あの人は協調性がない」「何を頼んでもイヤな顔をする」などと言われかねない。
そこで、断るときには、具体的にできない事情を話しておくことである。
明日の担当者会議の資料を大急ぎで作成しているとき、必死で作成しているあなたに上司のA課長が歩み寄って来て「急いでワープロB5で一枚打って欲しい」と言われたとしよう。
そのとき明日の担当者会議の資料を急ぎで作成している旨を正確に伝えられれば、上司が優先順位を判断してくれる。
「そうか。
それは至急やらないといけないな。
私のはその後でいいよ」といった具合である。
仮に上司が重要得意先に至急出す企画書であれば、「申し訳ないが、こちらの方が急ぐんだ。
会議の資料作りは後で私が手伝うから三〇分くらいでやってもらえないかな」と上司はいうだろう。
そのときは上司の指示通りにすればいいのである。
大切なのは、自分勝手に優先順位を決めないこと、そして信頼関係を上手に維持できるようにあなたから努力を惜しまないことである。
これは楽しい会社生活を送る上でも必要なことだ。
どんなにできない事情を具体的に説明できたとしてもうそれだけでは片手落ちだ。
大切なポイントとして、まずお詫びの言葉を一番初めに入れることである。
たとえば「申し訳ありませんが」「心苦しいのですが」「頼りにしていただいて嬉しいのですが」等である。
依頼された仕事を断る際「できません」と簡単に断っていては、「不親切」「思いやくがない」と言われても仕方がない。
依頼をむげに断ると、人間関係にもヒビが入りかねない。
また、立場が逆になって、自分が依頼者になったときのことを考えても、できる範囲で協力する姿勢を示すことが必要である。
ただし、先にも述べたように、自分のできる範囲がどの程度なのかは知っておかなければならない。
断り方をアドバイスしてきたが、社外の人に対する断り方にも少し触れておこう。
社内の人以上の気づかいをしなければならないのが、社外の人に対する断り方である。
何といっても相手は「お客様」であるから、失礼のないように応対しなければならない。
応対の仕方によっては、会社のイメージダウンにもなるので、よくよく注意が必要だ。
アポイントなしの飛び込みの客であれば、忙しいときは受付に頼んで対処もできる。
しかし、○○部長の紹介とか□支店長の紹介等というお客様に対しては、そうむげに玄関払いすることはできない。
そういった場合は、ひと通り話を開いたくえで、お客様の依頼を引き受けられるかどうかを判断する。
少なくとも、後でお客様に迷惑のかからないよくに注意しよう。
応対の仕方によっては、後で大変なことになるかもしれない。
必ず前もって上司に相談して、どうしたらいいか指示を仰ぐこと。
無理に背伸びはしないことである。
以上「断りにくい依頼」を上手に断るためのポイントをいくつかあげてみた。
ただ、よい人間関係を築くためには、頼まれ事をされたときに「自分は忙しいからできない」「とても無理だ」という発想をするのではなく「何とか引き受けられないか」「何か自分に手伝えることはないか」といった積極的な発想をすることである。
また、どうしても引き受けられないようなときには、「できません」と言う前に、代案をたとえば、頼まれ事が何件か重なってしまい、時間的な理由で依頼を引き受けられない場合でも、「できません」「無理です」というのではなく、「私は今、○○さんの急ぎの書類を預かっておくますので、これが終わってからにさせてください。
仕上がりは午後二時すぎになりますが、よろしいでしょうか」と、こちらから提案してみる。
そうした提案をすれば、頼んだ方も「じゃあ急ぐから他の人に頼むよ」とか、「急ぎじゃないからいいよ」と言った対応がしやすくなる。
忙しいからといって、「今、忙しいんです。
できません」とうっけんどんに断ってはあまりにも大人気がない。
「今やっている仕事が今日いっぱいかかりますので、明日の朝一番でいいですか」「少し時間がかかりますが、それでよろしければく」といったよくに、やわらかく、しかし、はっきりとこちらの状態を伝えればよい。
「人」という字は、人と人とが支え合っている姿を表わしているとよく言われるが、それはビジネスの世界においても同じである。
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